Ein Hinweisgebersystem erfüllt nur dann die gesetzlichen Vorgaben, wenn die Identität des Hinweisgebers vertraulich behandelt wird oder – auf Wunsch – anonym bleibt. Nur wenn dies gewährleistet ist, wird sich ein Hinweisgeber an das interne Hinweisgebersystem der Organisation wenden und nicht direkt an das externe Hinweisgebersystem einer Behörde oder die Öffentlichkeit.
Hinweisgeberexperte.de als externer Compliance-Beauftragter nimmt eine Ombudsmann-Funktion wahr und stellt ein eigenes Hinweisgebersystem für Ihre Organisation zur Verfügung und gewährleistet so schriftliche Meldemöglichkeiten über das digitale Hinweisgebersystem. Zudem ermöglichen wir die persönliche Kontaktaufnahme (Telefonat oder persönliches Treffen zwischen dem Hinweisgeber und einem Mitarbeiter von Hinweisgeberexperte.de). Sämtliche Kontaktmöglichkeiten sind im monatlichen Festpreis enthalten.
Meldungen die telefonisch, mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung oder im persönlichen Treffen erfolgen und aufgezeichnet werden, können vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers in folgender Weise dokumentiert werden: Durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder durch vollständige und genaue Niederschrift des Gesprächs durch die für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlichen Mitarbeiter. Dem Hinweisgeber ist weiterhin die Gelegenheit einzuräumen, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.
Hinweisgeberexperte.de kümmert sich als externer Compliance-Beauftragter selbstverständlich um diese Anforderungen. Unser digitales Hinweisgebersystem und unsere Mitarbeiter dokumentieren alle Hinweise und Bearbeitungsschritte, um die gesetzlichen Pflichten unserer Kunden zu erfüllen.
Hinweisgeberexperte.de hat ein eigenes Datenschutzkonzept entwickelt, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Wenn wir als Ihr externer Compliance-Beauftragter agieren, sind Sie auch datenschutzrechtlich abgesichert.
